国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第二章“公文种类”共确定了“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见函、会议纪要”共13类、14个文种。
命令(令)
命令(令):“适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施嘉奖有关单位及人员”。
命令事项是命令的主体部分,也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重,不作议论。使受令方一目了然,易于执行。
执行要求是命令事项的补充,对受令方提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明,也就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分,而是篇段合一的。
二、决定
决定:“适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员。变更或者撤销
下级机关不适当的决定事项”。
决定是领导机关发出的,带有制约、规范、指导作用的下行文。各类决定的写法:
1.表彰决定:这类知照性决定,就是把决定事项简要地传达给有关单位,极少有要求执行的具体意见,它的内容比较单纯,主要是决定依据和决定事项,即使有号召或者鼓动性
的结尾,也很简短。在写法上往往开门见山,直接陈述,篇段合一,语句简练、明快。
2.处分决定的写法有所不同,应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本
人对错误的态度、处分内容等。
3.关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项,一经发出,震动较大。如:《国务院关于全面推进依法行政的决定》(国发(1999 23号)等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻,以便尽可能地统一认识,增强执行决定的自觉性。
、公告
公告:“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。公告可以分为三种类型。
第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。如宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令,公布重大科技成果等等。
北行京北政积京公水积文潭水写医潭作院医种×x院类处x××年年x月x月x
北京积水潭医院xx处
日
××年×月
北京积水潭医院
会议的通知
国家土地管理局
卫生部
一九九三年十月二日
九九一年一月二日
提出以下建议: :×xxx××x×。
第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告,是由有关职能部门,按法定程序发布的,有的也因涉外工作的需要而发布。如按《商标法》规定的注册商标公告,以及公布企业破产的公告,企业换证公告,质量监督公告等等
第三类是向特定对象发布的公告。
公告内容单一,篇幅一般比较简短,标题可以写成三种形式:由发文机关、事由、文体组成;由发文机关、文体组成;只有文体这一要素组成,如(《公告》)。标题下可依公告单独编号。在公告的正文中,要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。
四、通告
通告:“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。
通告文种各行政主管部门使用的比较多,时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检
交通管制的通告,工商部门发布的企业许可证年审的通告等等
通告的标题大体有三种:一是由发文机关、事由和文种三部分组成;二是只有发文机关和文种组成;三是只写文种《通告》。通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制,成为告知对象行动的规范,要求遵循。因此,正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后,习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。
拟制通告要注意三点:一要突出中心。通告常常带有法规的性质,要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。二要体现方针政策。必须正确地把
握方针、政策,熟悉有关事项的具体情况。三要通俗易懂,切忌语言含糊,公众难以理解。
五、通知
通知:“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”。
通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文,因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比,通知应用范围更宽,具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求,提出需要执行或办理的事项,它虽不同于命令,但也有一定的权威性。通知还有明
显的时间性,有些通知,如会议通知,只是在指定的一段时间里有效。按《办法》通知可以
分为批转和转发性通知,传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。
六、通报
通报:“适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况”。
通报和通知都具有知晓性和指导性,但通知大都要求贯彻执行,具有一定的约束力,而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等
七、议案
议案:“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员
会提请审议事项”。
议案格式比较简单,一般写明提请审议的事项名称、什么时吋间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。
八、报告
报告:“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问”。
报告种类多种多样,大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。
工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。综合性的工作报告,它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作,或者一个系统、一个部门的全面工作。专题性的工作报告强调专一性,它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。
情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调査了解后,向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况,以便根据情况采取措施,指导工作。
向上级提出工作建议的报告,也属这一类。
答复报告。这是答复上级机关的査询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分,写法比较自由。有的先写依据,后答复;有
的边写依据,边答复。
九、请示
请示:“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示可以分为三种类型。
第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解,希望上级明确解释,或者从实际岀发需要对某项规定、制度、指示作出修订
补充。
第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难,或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示,就属这一类
第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施,即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办,而需要请求上级审定后批转有关方面执
行,这样上报的请示,就属这类。这类请求批转的请示,容易同研究工作的专题报告混淆,
写作时尤其要注意。
十一、意见
意见:“适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文,也可以是下行文。作为上行文,可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文,可用于领导机关或某些重要问题提岀处理的方针、原则和措施、办法。
意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法,可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾,对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。
函:“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。
函的应用范围比较广泛,在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间,
涉及各方面的公务联系,都可使用。
十三、会议纪要
会议纪要:“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。
根据会议性质的不同,会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。
办公会议纪要的标题,可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如:关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如:ⅹ×省人民政府省长办公会议纪要、xx省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。
第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。若会议只有一个议题,可以写明专题研
究讨论的议题名称。如:专题研究了农业问题等。
第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。办公会议纪要的这部分。可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定,布置的工作、任务,将要采取的措施和要求等。
常见公文写作格式与范文
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之
函的写作格式
函的概念
函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,
也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函
报报表、材料、统计数字等。
二、函的特点
(一)沟通性。
(二)灵活性
(三)单一性
本课程主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:
(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关
(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
例文通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993]2号
国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:
为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示, 现就有关问题通知如下:
、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)
技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)
四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出囗创汇。(略)
上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。
国务院办公厅(盖章)
九九三年一月三日
通知写作要点
通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
、标题:制发机关+事由+通知。
、正文
()通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决xxx的问题,经xxx批准,现将x×x,具体规定通知如下。
○通知主体:写出通知事项,分条列项,条目分明。
、结尾:三种写法:
(-)意尽言止,不单写结束语。
(→在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾
再次明确主题的段落描写。
通知格式:
(指示性通知)
北京积水潭医院关于xxxx的通知
各科室
二oo五年三月十日
通知格式:(会议性通知)
关于
各职能处室:
定于×月×日召开xx会。现将有关事宜通知如下:
会议议题xxx×X×××××
参加人员× KXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX×
会议时间×月×X日(会期××x,xxx报到。)
会议地点 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
有关事宜(一)× KXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX8
联系人:xxx,电话:×x×x×,传真
报告写作要点
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性
公文。
标题:制发机关十事由+报告;报告前可加“紧急
二、正文:()事由:直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。○事项:写工作步骤、措施、
效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。
报告格式:(建议报告)
关于x×xxx的报告
院领导:
告如下:
XXXXXXXXXXXXXXXX)×××××××××××。
以上意见如无不妥,请批转各部门执行。
例文(建议报告)
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院
脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗,却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标,国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下:
自我国开展计划免疫工作以来,脊髓灰质炎疫苗接种率提高,发病率显著下降,取得了
可喜的战绩。
在冬季,脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此,决定从现在起至一九九五年一月期间,每年的十二月五日和一月五日,对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行
报告格式:(情况报告)
关于×xX×9的报告
根据 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX现将主要情况报告如
下
×× KXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX针对
请示写作要点
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
、标题:制发机关名称十事由十请示。
、正文:(请示的原因:陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请
示如下”。(请示的事项:写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。
三、结尾语:多用“上述意见,是否妥当,请指示”。“特此请示,请予批准”,“以上请求请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。注意事项:一文一事;一个主送机关;逐级请示。
例文(事务性请示)
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做法。具体意见如下:
、明确指导思想,加强组织领导。
、根据不同地区确定保护重点。
、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。
以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见,如无不妥,请批转各地区、各部门执行。
办公会请示格式:主管领导批示
关于xxx的请示
院领导:
此文是否提交院办公会讨论,请指示。
积水潭医院×x处
年×月×日
例文请求批准性请示
关于建立中国工程院有关问题的请示
国务院
近年来,我国科学家、工程技术专家和有关人士,會多次提出建立中国工程院问题。
全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间,不少政协委员、学部委
员和工程技术专家,又先后提出提案和建议。党中央和国务院领导同志十分重视这一建议。會就建立中国工程院问题,多次作过批示。根据党中央和国务院领导同志的批示精神,组成了专家研究小组,经过广泛调查研究,听取各方面人士和有关产业部门的意见,进行反复酝酿和讨论,形成工程院的初步方案。现就建立中国工程院的有关问题报告如下。
、关于建立中国工程院的必要性。(略)
二、关于组建中国工程院的一些原则
(-)关于名称(略)
(二)关于中国工程院的性质和作用(略)
(三)关于中国工程院成员的称谓(略
(四)关于中国工程院与中国科学院(学部)的关系(略)
(五)关于中国工程院院士的标准和条件(略)
(六)关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度(略)
(七)关于中国工程院的领导体制及学部设置(略)
关于中国工程院的筹建工作及进度安排(略)
以上请示当否,请批示。
附件:中国工程院筹备领导小组名单。
国家科委(盖章)
中国科学院(盖章)
九九三年十一月十二日
规定写作要点
规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。
、标题:地域+内容+文件种类(规定、管理办法、细则、规则等)
、正文:
(-)正文的内容通过“条”的形式表述,按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。
(二)“条”的内容较多时可分为“款”,“款”的内容较多时可分为“项”。
(三)根据内容的需要,可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括:依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全
部包括上述各部分。规定格式:
北京积水潭医院××x的规定(xx×年×月×日)
第二条
例文(行政法规类规定)
北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定
(一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过)
第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全,防止环境污染,维护社会秩序,根据国家有关法律、法规,结合本市情况,制定本规定。
第二条本规定由各级人民政府组织实施。……第十一条本规定具体应用中的问题,由市人民政府负责解释
第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。