徐矿集团统一办公平台使用制度V1.0
目录
1、目的 (2)
2、范围 (2)
3、定义 (2)
4、权责 (2)
5、制度内容 (2)
5.1、总则 (2)
5.2、员工使用规范 (4)
5.3、岗位职责分工 (5)
1、目的
有效使用集团公司统一办公系统资源，保证统一办公系统数据安全有效。
2、范围
集团公司所有统一办公系统用户均适用。
3、定义
机要员：公文管理中负责代办部门接收和发送公文的角色。
统一办公平台信息管理部：统一办公平台的建设、维护部门。
统一办公平台系统管理员：负责需求定义并协同实现、集团机关部分维护，同时担任统一办公平台的超级管理员角色。
统一办公平台网络管理员：统一办公平台规划和系统维护。
统一办公平台二级单位管理员：统一办公二级单位的管理和使用。
4、权责
（略）
5、制度内容
5.1、总则
5.1.1、实现办公电子化以提高效率和执行力，是公司实现向现代企业迈进战略的本质要求，提高办公无纸化率以节约资源，是公司承担社会责任的具体体现。协同办公系统的目标是要在公司范围内建立一套完整的工作监控管理机制，
解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。
5.1.2、本办法由通讯计算机处统一办公平台信息管理部拟定，并共同负责监督执行。
5.1.3、本办法适用于所有使用本系统的单位和员工。
5.1.4、使用统一办公系统处理各项办公事务的过程和所产生的结果，与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。
5.1.5、公司协同办公系统承载如下办公事项：
1、集团公司及下级机构所有发文、收文的运作和管理。
2、公司所有公告、通知的发布。
3、签报审批。
4、公司公文、公告、规章制度、业务规则等电子文档的管理和共享
5、公司员工日常办公中的信息传递和共享。
6、展现企业文化的平台，实现协同办公的渠道。
5.1.6、作为集团公司的员工，在工作时间内，不论身在何地，均有责任和
义务，自觉地、有意识地登录、使用统一办公平台来处理日常办公事务。任何已发送到本系统上的通知、或协同工作，均视为已通知当事人。不得以任何理由说未得知会。
5.1.7、对于可在统一办公平台中处理的办公事务，工作的发起者如果仍沿
用原处理方式，则其上级领导可视情况不予受理。
5.1.8、在统一办公平台中有帐户的职工，当其离职或退休时，该员所在部
门必须离职前两天通知通讯计算机处统一办公平台信息管理部，以便停用该
帐户。如因通知不及时，该帐户对统一办公平台进行操作引起的一切不良后果，由帐户所在单位负全责。
5.2、员工使用规范
5.2.1、统一办公平台运行在集团公司的专用网上，在公司固定办公场所工
作的员工，可使用桌面终端的浏览器，通过局域网直接访问系统，外地下属公司用户可以通过vpn访问。
5.2.2、在集团公司固定办公场所外办公和出差的员工，则需要通过互联网
访问系统。移动办公用户直接使用手机访问。
5.2.3、集团公司每位员工均有一个独立的账号和密码，这是登录协同办公
系统的唯一凭证，也是登录后证明员工身份、确定操作权限的唯一依据。对于账号和密码，需要遵循如下使用原则：
1、严格保密，不对任何人泄漏自己的密码。
2、至少每三个月更改一次密码。
3、委托他人代为处理自己的工作，要采用授权的形式，不要直接将密
码告知受托人。
4、为自己的电脑终端设置“屏幕保护”功能，并设定为不操作电脑3
分钟后自动启动以及启动后需要输入密码解除保护。
5.2.4、每位员工均要对系统中记录的所有以其名义处理的事务和结果承担
责任。
5.2.5、使用协同办公系统的每位员工，在处理完各种工作后，应即时退出
系统，以保障安全。
5.2.6、登录协调办公系统后，应尽快处理自己的待办事项。所有网上公文
处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。对于不能马上处理完毕的事项，应选择“申请编辑”功能后再“保存”，以给流程中的各节点一个明确的状态信息，而不应放在“待办事项”区置之不理。
5.2.7、统一办公平台专为集团公司办公使用，所有的数据均存放在服务器
端。为了不影响系统的效率和安全，请不要将个人的私人信息存放在系统中，特别是不要存放音频、视频、照片等大量消耗系统资源的信息。通讯计算机处统一办公平台信息管理部将定期对每个账号的存储空间占用情况进行检查和评估。对于明显异常的账号，将向所在部门发出警告通知，并在本人在场的情况下，登录系统做内容检查。
5.3、岗位职责分工
5.3.1、统一办公平台的建设、维护工作需要各部门共同努力来完成。各部
门对系统中记录的所有以其名义处理的事务和产生的结果承担责任。
5.3.1.1、统一办公平台集团公司系统管理员：
1、负责拟定《集团公司统一办公平台使用管理办法》、《集团公司公
文管理各个流程》和《其他工作流程》。
2、负责指定专人担任公司公文机要员，负责集团公司的各类文件的发
布，以及来文和发文的查询统计工作，详见《集团公司发文管理使
用文档》。
3、负责集团范围内各项公告、通知的发布。
4、指定专人担任统一办公系统的二级单位管理员，负责注册、删除用
户，并作相应的权限设置。
5、负责确定公司组织机构和人员变动信息以及各级人员的权限设置，
并通知相关系统的管理员，在相应系统中做出相应的更改。
6、负责解答由各部门设立的系统辅导员对协同办公系统提出的各项疑
问，负责收集、统计用户对系统的意见和建议。
7、负责和系统开发方——中能发科技联系。
8、负责审核各统一办公平台使用单位提供的需求，最终协调整理实现。
5.3.1.2、统一办公平台集团公司网络管理员职责：
1、负责统一办公平台的规划、建设工作。
2、负责协同办公系统软、硬件的日常技术维护工作，包括数据备份、
系统升级等。
3、负责统一办公平台的安全管理，承担服务器系统管理员角色。
5.3.1.3、统一办公平台二级单位系统管理员职责：
1、指定具有较好计算机基础知识和使用技能的人员担任部门辅导员之
职，负责本单位范围内的系统使用指导。
2、负责确定本单位内部的固定流程，如果有涉及跨部门的流程，提交
统一办公平台开发部予以协调和确认。
3、负责指定专人担任部门公文管理机要员，负责本单位公文的收发工
作。
4、负责本单位范围内公告、通知的发布。