******饮料有限公司
公司内部行文标准格式规
定
文件编号：******/GD/XZ2/02[A]
目录
1.目的
2.适用范围
3.文件审批流程
4.文件格式
5.页眉、页脚
6.文本的规范
7.表单格式
8.通知、通报、请示、报告、接洽、批复格式
9.附件：
1.目的
为进一步规范公司对内、对外发布的各类文书，使各类文书格式统一、内容规范，现对公司各类文件行文的具体要求定此规定。
2.适用范围
本规定适用于******饮料有限公司所有部门起草的所有体系文件及相关记录。
3.文件审批流程
所有部门文件需提交质量部评审，评审完毕由各部门负责人签字确认，然后上交总经理签字审批，审批后的文件下发给各部门，由各部门负责人组织员工进行学习。
4.文件格式
4.1文件必须包含：目的、适用范围、工作内容、附件（需要时：支撑该文件内容的规则、方法、模版）、相关文件（需要时：该文件中需引用的文件，不要编号）、相关记录（需要时：该文件产生的记录名称，不要编号）、适用岗位、制定依据（需要时：该文件制定的依据）
4.2版面规格
行文时，要首先进行页面设置，页边距上下均为2.54cm ，左右均为3.18cm ， 4.3封面格式
4.3.1公司名称格式为宋体二号字，距离页眉位置小四字号三格回车键； 4.3.2文件标题格式为黑体小初用加粗字体，距离公司名称位置小四字号八格回车键；
4.3.3文件编号格式为宋体小三，距离文件标题小四字号一格回车键，文件编号构成：
******/XZ/GD/1—2015--1
4.3.4编制格式为宋体小四，首行缩进6字符，2倍行距，字间两格空格键，距离文件编号小四字号六格回车键
4.4正文
正文内容宋体小四，首行缩进2字符，1.5倍行距 5.页眉、页脚
5.1页眉字号为宋体小五，距离顶端距离1.8cm 5.2页脚距离底端距离1.8cm,页码居中宋体13号字
公司
名缩写
部门
文件类型 文件编号 文 件 年 度
第几版
6.文本的规范
6.1文件中序列号的使用
第1/2/3后面应该用实心圆点“.”，用顿号或逗号都是不规范的；
6.2年份中“零”的正确使用
年份如用中文形式表示，如二○一五年，中间的零应该用圆，在电脑“插入”栏里特殊符号或几何图形里选择。
7.表单格式
8.通知、通报、请示、报告、接洽、批复格式
8.1行文时，首先要进行便签填写，属于什么公文就在此公文前打“√”；
8.2按照便签格式填写所发文件部门、发出文件部门及日期；
8.3正文按照便签格式填写，简明扼要的写出所写文件的内容；
8.4文号采用宋体四号，标题采用宋体二号，正文采用宋体三号，首行缩进2字符，1.5倍行距；
8.5内部业务便签正文采用宋体小四号字体。
9.附件：
9.1附件1：文件及部门编号说明
9.2附件2：红头文件模板
9.3附件3：红头会议纪要模板
9.4附件4：内部业务便签
9.5附件5：制度、规定等内部文件模板
附件1：
部门名称部门代码文件类型代码说明
总 经 办 XZ ZD-制度 GD-规定 ZDS-指导书 GC-规程 JL-记录
生产运营部 SC 质 量 部 ZL 财 务 部 CW 供应物流部
GY
新增部门以总经办通知增加为准。
附件2：红头文件模板
******饮料有限公司文件
******字 [2015] XXX 号
关于XXXXXXXX的报告
各部门：
特此报告。
二O一五年月日
附件3：会议纪要模板
******饮料有限公司文件
******字 [2015] XXX号
关于XXXXXXXXX会议纪要
参会人员：
会议地点：
召开时间：
会议主持：
会议内容：
二O一五年月日
附件4：内部业务便签
******饮料有限公司内部业务便签
□指示、√通报、□批复
□请示、□报告、□接洽给（TO）:XX部(黑体五号) 日期：（DATE） 2015年月日由（FROM）：XX部发出□请回复（REPLY）√请存档（FILE）
标题（SUBJECT）：关于的通报（通知）
内容（MESSAGE）
内部业务便签正文采用宋体小四号字体，首行缩进2字符，1.5倍行距；
起草审核审批
抄报：/ 单位：XX部
2015年月日
抄送：/
附件5 ：内部文件模板
******饮料有限公司